Privacybeleid

Inspektra.ai is Belgische software waarmee vastgoedprofessionals plaatsbeschrijvingen opmaken. In dit beleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken via deze website en via onze applicatie, waarom we dat doen, hoe lang we ze bijhouden en welke rechten u heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is [juridische naam + rechtsvorm], met maatschappelijke zetel te [straat en nummer, postcode, gemeente, België] en ondernemingsnummer [BE 0xxx.xxx.xxx].

Heeft u een vraag over dit beleid of over uw gegevens? Mail ons op hello@inspektra.ai.

2. Twee situaties: de website en de applicatie

Op deze website (inspektra.ai) verwerken we beperkte gegevens: wat u zelf invult in het contactformulier en — enkel met uw toestemming — anonieme gebruiksstatistieken via Google Analytics. Hier zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

In de applicatie (app.inspektra.ai) ligt dat anders. De gegevens die onze klanten daar over panden, huurders en verhuurders invoeren, blijven onder controle van het kantoor of de inspecteur die de plaatsbeschrijving opmaakt. Zij zijn de verwerkingsverantwoordelijke; wij treden op als verwerker en verwerken die gegevens uitsluitend in hun opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Via deze website

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht wanneer u het contactformulier gebruikt of ons mailt.
• Demo-afspraken: naam, e-mailadres, het gekozen tijdstip, uw tijdzone en wat u zelf invult bij het inplannen — via Calendly, onze afsprakenkalender, en enkel wanneer u die zelf gebruikt.
• Gebruiksstatistieken: bezochte pagina's, tijdstip, bij benadering uw regio, browser en apparaattype — via Google Analytics, en enkel wanneer u daarvoor toestemming gaf.
• Technische gegevens: IP-adres en aanvraaggegevens in de logs van onze hostingprovider, nodig om de site te leveren en te beveiligen.

Via de applicatie

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, rol binnen de organisatie en — bij aanmelden met Google — uw Google-profielnaam en e-mailadres.
• Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer, logo en algemene voorwaarden.
• Dossiergegevens: adres en kenmerken van het pand, gegevens van de betrokken partijen, vaststellingen per ruimte, meterstanden, foto's, handtekeningen en de gegenereerde rapporten.

4. Waarom verwerken wij die gegevens?

Doel	Rechtsgrond (GDPR)
Uw vraag of demo-aanvraag beantwoorden	Precontractuele maatregelen / gerechtvaardigd belang (art. 6.1.b & 6.1.f)
De applicatie leveren: accounts, plaatsbeschrijvingen, rapporten	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b)
De website en applicatie veilig en werkend houden	Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f)
Een demo inplannen en bevestigen (Calendly)	Precontractuele maatregelen (art. 6.1.b); voor de cookies van Calendly: uw toestemming (art. 6.1.a)
Meten hoe de website gebruikt wordt (Google Analytics)	Uw toestemming (art. 6.1.a)
Boekhouding en facturatie	Wettelijke verplichting (art. 6.1.c)

Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen, en verkopen ze nooit aan derden.

5. Cookies, Google Analytics en Calendly

In de cookiebalk kiest u per categorie: u kunt de kalender van Calendly aanvaarden zonder Google Analytics te aanvaarden, of omgekeerd.

Noodzakelijke opslag. We bewaren uw cookiekeuze lokaal in uw browser zodat we die kunnen respecteren. Dat is strikt noodzakelijk en vraagt geen toestemming.

Analytische cookies. We gebruiken Google Analytics 4 (aanbieder: Google Ireland Limited) om te begrijpen welke pagina's bezocht worden en hoe we de site kunnen verbeteren. Deze cookies worden pas geplaatst nadat u ze aanvaardt in de cookiebalk: zolang u niet aanvaardt, wordt het script van Google zelfs niet geladen. We hebben IP-anonimisering ingeschakeld en gebruiken de gegevens niet voor advertenties of profilering.

Functionele cookies van derden (Calendly). Op onze demo-pagina tonen we de afsprakenkalender van Calendly LLC. Die kalender laadt in een venster van calendly.com en plaatst daarbij eigen cookies, onder meer om de sessie en de beveiliging van het boekingsformulier te beheren. Ook hier geldt: zolang u deze categorie niet aanvaardt, wordt er niets van Calendly geladen — u ziet dan enkel onze eigen uitleg met een knop om de kalender alsnog te laden. Wat er precies in die cookies zit, bepaalt Calendly; het overzicht staat in het privacybeleid van Calendly. Wilt u de kalender liever helemaal niet laden, mail ons dan op hello@inspektra.ai — dan plannen we de demo per e-mail in.

Cookie	Doel	Bewaartermijn
inspektra-cookie-consent	Onthoudt uw cookiekeuze (lokale opslag, geen cookie)	12 maanden
_ga	Onderscheidt bezoekers (Google Analytics)	2 jaar
_ga_<id>	Bewaart de sessiestatus (Google Analytics)	2 jaar
Cookies van calendly.com	Sessie- en beveiligingsbeheer van de afsprakenkalender, enkel op onze demo-pagina en enkel na uw toestemming. Bewaartermijn en samenstelling worden door Calendly bepaald.	Volgens Calendly

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via cookievoorkeuren — die link staat ook onderaan elke pagina. Trekt u uw toestemming in, dan verwijderen wij de bestaande Google Analytics-cookies uit uw browser en laden we de kalender van Calendly niet langer. Cookies die Calendly zelf op calendly.com plaatste, wist u via de instellingen van uw browser — net als alle andere cookies.

6. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. We doen wel een beroep op zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die als verwerker optreden:

• Amazon Web Services (AWS) — hosting van de website en de applicatie, database, foto-opslag, authenticatie en e-mailverzending. Alle gegevens staan opgeslagen in de EU-regio Ierland (eu-west-1).
• Google Ireland Limited — Google Analytics (enkel na uw toestemming) en, als u die optie gebruikt, aanmelden met een Google-account.
• Calendly LLC — de afsprakenkalender waarmee u een demo inplant (enkel na uw toestemming en enkel als u er zelf gebruik van maakt).

Daarnaast kunnen we gegevens delen wanneer de wet ons daartoe verplicht, of wanneer dat nodig is om onze rechten te verdedigen.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Uw gegevens worden in principe binnen de EER verwerkt en opgeslagen. Voor Google Analytics en voor Calendly — dat in de Verenigde Staten gevestigd is — kan er een doorgifte naar de Verenigde Staten plaatsvinden. Die gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Contactvragen en demo-afspraken: tot 2 jaar na het laatste contact.
• Account- en organisatiegegevens: zolang het account actief is, en tot 12 maanden na de beëindiging ervan.
• Dossiergegevens en rapporten: zolang de klantorganisatie ze bewaart; zij kan ze op elk moment zelf verwijderen.
• Technische logs: maximaal 3 maanden.
• Facturatiegegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).
• Cookiekeuze: 12 maanden, daarna vragen we het opnieuw.

9. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Alle communicatie verloopt via een versleutelde HTTPS-verbinding. Gegevens worden versleuteld opgeslagen en wachtwoorden worden nooit in leesbare vorm bewaard. In de applicatie is de toegang per organisatie afgeschermd: gebruikers zien uitsluitend de dossiers van hun eigen organisatie, en foto's en rapporten zijn enkel bereikbaar via tijdelijke, ondertekende links.

10. Uw rechten

Onder de GDPR heeft u het recht om:

• uw gegevens in te kijken en er een kopie van te vragen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• uw gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• uw gegevens in een gangbaar formaat over te dragen;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Stuur uw vraag naar hello@inspektra.ai. We antwoorden binnen 30 dagen. Bent u niet tevreden met ons antwoord, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij een ingrijpende wijziging brengen we onze klanten op de hoogte via e-mail of via een melding in de applicatie.